Τα δελτία τύπου αποτελούν απαραίτητο συστατικό κάθε στρατηγικής επικοινωνίας και δημοσίων σχέσεων. Αυτά τα σύντομα περιεκτικά κείμενα μπορούν να αφορούν κυκλοφορίες προϊόντων, ανακοινώσεις εκδηλώσεων και άλλα ενδιαφέροντα που η εταιρεία θεωρεί πως αξίζουν να επικοινωνηθούν.

Ένα καλό δελτίο τύπου δεν ενημερώνει απλώς τα μέσα μαζικής ενημέρωσης για τις τελευταίες εξελίξεις στην επιχείρησή σας. Στόχος είναι να κεντρίσουν την προσοχή των δημοσιογράφων, προκειμένου να ψάξουν το θέμα περισσότερο. Ένα καλό δελτίο τύπου συχνά αποτελεί το εισιτήριο για αφιέρωμα σε κάποιο περιοδικό ή μια τηλεοπτική συνέντευξη – το οποίο σημαίνει περισσότερη προβολή και νέους πελάτες.

Δεδομένου ότι οι δημοσιογράφοι πολιορκούνται καθημερινά από εκατοντάδες πιθανά θέματα, έχει μεγάλη σημασία να μπορέσετε να ξεχωρίσετε ανάμεσα στο πλήθος. Η μορφή του δελτίου τύπου μπορεί να είναι απλή αλλά όχι και το περιεχόμενο.

Ακολουθήστε τις παρακάτω συμβουλές για να γράφετε εξαιρετικά δελτία τύπου που θα κάνουν την επιχείρησή σας να δείχνει επαγγελματική, προσιτή και ελκυστική για έναν δημοσιογράφο σε αναζήτηση ρεπορτάζ.

1. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ιστορία που αξίζει να γίνει είδηση

Πρέπει να έχετε κάτι σημαντικό να πείτε. Ρωτήστε τον εαυτό σας γιατί να ενδιαφερθεί κανείς τώρα για τη συγκεκριμένη εκδήλωση; Ποια είναι η καινοτομία της ή η διαφορά της από τις υπόλοιπες; Γιατί αποτελεί είδηση;

2. Στοχεύστε σε κάθε τομέα των μέσων μαζικής ενημέρωσης ξεχωριστά

Όπως κάθε αποτελεσματικό κείμενο, ένα δελτίο τύπου πρέπει να γράφεται έχοντας στο μυαλό μας το κοινό στο οποίο απευθύνεται. Γράφουμε τα δελτία τύπου έχοντας στο μυαλό μας τον συντάκτη/δημοσιογράφο/εκφωνητή και τα προσαρμόζουμε για αναγνώστες/θεατές/ακροατές της δημοσίευσης ή του προγράμματος.  Ίσως το σώμα του δελτίου να είναι παρόμοιο αλλά θα χρειαστείτε σίγουρα διαφορετικούς τίτλους και εισαγωγικές παραγράφους.

3. Τραβήξτε την προσοχή με έναν καλό τίτλο.

Η αρχή ενός δελτίου τύπου είναι το ήμισυ του παντός. Ένας δυνατός τίτλος (π.χ. το θέμα του e-mail αν πρόκειται για ηλεκτρονική αποστολή) θα τραβήξει τους δημοσιογράφους που αναζητούν ένα καλό θέμα. Ο τίτλος θα πρέπει να είναι «πιασάρικος» αλλά και ακριβής.

4. Μπείτε στο ψητό από την πρώτη παράγραφο.

Δεδομένου ότι οι δημοσιογράφοι τρέχουν θα πρέπει να έχετε στο μυαλό σας ότι θα διαβάσουν μόνο την πρώτη πρόταση και θα σκανάρουν το υπόλοιπο κείμενο – αν είστε αρκετά τυχεροί. Περάστε το μήνυμα του δελτίου τύπου γρήγορα. Όλα τα σημαντικά σημεία πρέπει να θιχτούν στις πρώτες προτάσεις. Ιδανικά απαντήστε στις έξι ερωτήσεις:

1. Ποιος;
2. Τι;
3. Πού;
4. Πότε;
5. Γιατί;
6. Πώς;

Οι επόμενες παράγραφοι πρέπει να αφορούν υποστηρικτικές πληροφορίες.

5. Συμπεριλάβετε αριθμούς.

Είναι εύκολο να γεμίσετε μια σελίδα με μια δημιουργική, γλαφυρή αφήγηση. Αφήστε τις καλλιτεχνικές σας ανησυχίες για τους συγγραφείς και εμπλουτίστε το δελτίο τύπου σας με νούμερα που υπογραμμίζουν τη σημασία της εκδήλωσής σας. Αν υποστηρίζετε κάτι, θα πρέπει να το στηρίζετε. Ποσοτικοποιήστε το επιχείρημά σας και θα γίνει πολύ πιο αξιόπιστο.

6. Προσοχή στη γραμματική.

Ξανακοιτάξτε το δελτίο τύπου που ετοιμάσατε και δείξτε το σε άλλους ανθρώπους πριν να το στείλετε. Ακόμα και ένα μικρό τυπογραφικό μπορεί να αποτρέψει έναν δημοσιογράφο από το να σας πάρει στα σοβαρά.

7. Μην ξεχνάτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας.

Μια συνηθισμένη παράλειψη που καθιστά ένα δελτίο τύπου αναποτελεσματικό είναι η έλλειψη στοιχείων επικοινωνίας για να επικοινωνήσουν οι δημοσιογράφοι. Μην ξεχνάτε λοιπόν τη διεύθυνση e-mail και το τηλέφωνο επικοινωνίας, κατά προτίμηση στο επάνω μέρος της σελίδας.

8. Το καλύτερο είναι μια σελίδα και σίγουρα όχι πάνω από δύο.

Όσο πιο σύντομα τόσο καλύτερα. Περιοριστείτε σε μια σελίδα αν και οι δύο σελίδες είναι επίσης αποδεκτές. Έτσι θα αναγκαστείτε να συμπυκνώσετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες σε ένα μικρότερο κείμενο και αυτό είναι πολύ σημαντικό για τους δημοσιογράφους.

9. Δώστε πρόσβαση σε περισσότερες πληροφορίες.

Διευκολύνετε τους συντάκτες παρέχοντας συνδέσμους στην ιστοσελίδα της εταιρείας σας όπου μπορούν να μάθουν περισσότερα για την αποστολή και τα επιτεύγματά σας.

10. Μείνετε σε μία αφήγηση ανά δελτίο τύπου

Αν το δελτίο τύπου σας έχει φτάσει τις δύο σελίδες, κατά πάσα πιθανότητα έχετε συμπεριλάβει δύο ή περισσότερες πληροφορίες (ή το γεμίσατε με άσχετες πληροφορίες ή …ευλογίες για τα γένια σας από «σημαντικούς» ανθρώπους που σας είπαν ότι πρέπει να συμπεριλάβετε). Αναγνωρίστε πότε τελειώνει μια αφήγηση και ξεκινάει μια νέα. Αν πρέπει να προσθέσετε πληροφορίες, συμπληρώστε τις στο «σημειώσεις για συντάκτες» στο τέλος του δελτίου ή γράψτε ένα δεύτερο δελτίο τύπου.

 

Σύνταξη και επιμέλεια
από την ομάδα της Όμορφης Ζωής

Με πληροφορίες από:

• https://www.huffingtonpost.com/zach-cutler/press-release-tips_b_2120630.html
• https://www.wikihow.com/Write-a-Press-Release
• https://www.procopywriters.co.uk/2015/09/how-to-write-an-effective-press-release/